Для тех, кто собирается ехать в ЦАМО в Подольск

Уважаемые форумчане.
Работал в архиве с конца октября до начала декабря 2013 года и вот какие встречались неожиданности и трудности у посетителей архива попытаюсь вкратце рассказать.
Первое, что необходимо сделать - это созвониться с работниками архива и уточнить совпадает ли запланированное Вами время посещения архива с действующим там режимом работы, как читального зала, так и других архивных подразделений.
Дело в том, что, насколько мне известно, в декабре в архиве проводится годовая инвентаризация и допуск посетителей может быть прекращён аж до окончания январских праздников 2014 года!
Если планируете поехать на выходных, и на небольшое количество дней (менее 3-х), обязательно созвонитесь с работниками архива и уточните совпадают ли цели вашей поездки с возможностями работников ЦАМО!
Дозвониться может быть нелегко, телефон в архиве (в читальном зале) практически не умолкает, но так как у сотрудников архива есть и другая работа, кроме обязанности отвечать на телефонные звонки, то попробуйте сами сориентироваться в какое время лучше всего пытаться дозвониться. Если я буду советовать конкретное время, то именно на него и будут ориентироваться потенциальные посетители архива и нагрузка в эти часы может резко возрасти, а значит, дозвониться будет просто нереально.
Поэтому сориентирую по актуальному режиму работы, а выбор каждый сделает для себя сам. проведя небольшой анализ и пользуясь личным жизненным опытом.
Начало работы читального зала с посетителями с 9-00 утра до 17-00 по рабочим дням, кроме пятницы. В пятницу рабочее время на 1 час короче, т.е. до 16-00.
Обеденный перерыв с 12-00 до 13-00. В это время ни звонить, ни обращаться с просьбами к работникам архива не стоит.
Каждую последнюю пятницу каждого месяца в читальном зале архива проводится санитарный день и доступ посетителей закрыт (на это необходимо обратить внимание тем, кто планирует посещение архива в последние десять дней месяца).
При общении с сотрудниками архива по телефону попытайтесь выяснить, какие именно документы Вам необходимо будет взять с собой для подтверждения родства, чтобы получить доступ к архивным документам. Дело в том, что существуют законодательные акты РФ, которые ограничивают доступ к персональным данным граждан России, и к персональным данным граждан бывшего СССР погибших и пропавших без вести в период и по окончании ВОВ, а также граждан умерших, как до, так и после выхода этих законодательных актов.
Чаще всего доступ к информации предоставляют прямым наследникам, имеющим при себе паспорт гражданина РФ, своё свидетельство о рождении (где можно проследить ФИО ваших отца или матери) и свидетельство о рождении Вашего отца или матери (где прослеживаются данные о родителях Ваших отца и матери). Чаще всего ищут данные на дедушек и бабушек, реже на отцов и матерей. Для тех, кто собирается разыскивать сведения о более старшем поколении родственников последовательность предоставления подтверждающих документов остаётся такой же.
Необходимо обратить внимание, что документы подтверждающие родство вам необходимы только на прямых родственников, т.е., на Ваших родных братьев и сестёр, на отца и мать, дедушку и бабушку (по отцу и по матери). Прямыми родственниками также считаются Ваши дети, но информации в ЦАМО на них вероятно пока ещё нет, поэтому их документы я опускаю. Они могут понадобиться, если вы решили взять с собой для работы в архиве своих детей или внуков!!! (возраст детей, не достигших 14 лет и не имеющих паспорта, с которого могут допустить к работе в архиве, лучше уточнить у работников архива дополнительно!!!) (я видел работающих в архиве школьниц, в составе поисковой организации).
Но документы, удостоверяющие личность, на всех посетителей читального зала ЦАМО должны быть при себе и в оригинале!!!
Что касается других документов, подтверждающих родство, и возможность предоставления копий (даже заверенных нотариально) этих документов вместо оригиналов, в каждом отдельном случае требуется уточнить заранее у сотрудников ЦАМО.
По возможности, захватите с собой все оригиналы документов, связанных с разыскиваемым лицом, и способных подтвердить Вашу родственную связь с этим человеком. (думаю лишним не будет).
По родным братьям и сёстрам ваших родителей или бабушек и дедушек информацию Вам не предоставят, ссылаясь на непрямое родство.
Возможность получения доступа к информации о них Вам могут предоставить прямые родственники этих лиц путём выдачи доверенности или суд (при Вашем личном обращении). По этим вопросам более подробно следует консультироваться у нотариусов, юристов и сотрудников ЦАМО.
Такие же доверенности Вам могут дать посторонние люди, чтобы Вы смогли попутно узнать о судьбе и их родственников, если имеете время и желание им помочь.
Эта информация касается граждан России.
Для граждан других государств необходимо уточнять информацию по порядку получения допуска к архивным документам РФ у сотрудников ЦАМО заранее до выезда.
Каков этот порядок я просто не знаю, но при мне возникла очень печальная ситуация, когда приехал пожилой человек, ветеран, и привёз с собой внука, гражданина республики бывшего СССР, на которого не был оформлен допуск для работы в архиве.
Не знаю чем закончилась эта история, но сотрудники архива, при всём своём желании, не смогли допустить молодого человека к работе в читальном зале и препроводили его за КПП архива.
Получение допуска на работу в архиве для иностранных граждан - это длительная процедура (не одного и не двух дней)!!!
Следующий немаловажный вопрос, который необходимо решить для себя до поездки в архив - это конкретные цели посещения архива.
Именно об этом Вас спросят в первую очередь после подтверждения Вами прямого родства с интересующим Вас человеком.
Постарайтесь позадавать как можно больше вопросов через интернет-форумы тем, кто уже был в архиве (удачно или неудачно). Уточните их обстоятельства и цели поиска, и, самое главное, как они продвигались к этой цели.
Надеюсь, что люди не откажут Вам и поделятся своим опытом и своими ошибками, что позволит Вам с максимальной пользой потратить выделенное для поисков Ваше время.
Чаще всего, на мой взгляд, сотрудники архива общаются с теми, кто приезжает впервые и за первичной информацией, поэтому они советуют поискать и посмотреть оригиналы наградных документов (если такие есть), посмотреть учётно-послужную картотеку личного состава, где записан боевой путь интересующего Вас человека, и посмотреть личные дела офицеров (если они имеются в наличии в ЦАМО).
Если у Вас нет других сведений о вашем родственнике, то предлагаю начать с просмотра этой информации. Из наградных листов Вы узнаете часть и звание (иногда и должность) интересующего Вас человека на момент заполнения наградного листа. Также в наградных листах есть информация о дате рождения (зачастую только год рождения), месте рождения, месте призыва, адрес родственников награждённого (в наградных листах, которые можно найти в интернете, информация об адресе родственников награждённого и их имена и фамилии вымараны, т.е. недоступны для всеобщего обозрения), с какого времени воюет, на каких фронтах, были ли ранения и конкретное описание подвига, подписанное командиром части или войскового соединения.
В учётно-послужной карточке военнослужащего содержатся те же данные, что и в наградном листе плюс данные о местах службы (учёбы), присвоении очередных воинских званий и т.д.
В личном деле офицера (у моего деда) находится собственноручная автобиография, аттестационный лист о сдаче испытаний и решение комиссии о присвоении воинского звания мл.лейтенант, характеристика на курсанта, анкета офицера (должно быть фото, но в личном деле моего деда его не оказалось).
Прежде, чем попасть в читальный зал, вам придётся обратиться в приёмную ЦАМО (вход справа от КПП) и пояснить цели Вашего обращения в архив с предоставлением документов, подтверждающих родство.
Далее Вас либо допустят к обращению в читальный зал, либо посоветуют подготовить и отправить письменное обращение в архив по интересующему Вас вопросу, либо направят к источникам, выложенным в сети Интернет.
После прохождения приёмной ЦАМО, Вам необходимо будет с КПП дозвониться в читальный зал и договориться о посещении читального зала, чтобы Вас пропустили через КПП (желательно договориться с работниками о дате Вашего прибытия заранее, т.к. в настоящее время на территории ЦАМО идут строительные работы, возводятся новые корпуса архива, поэтому ко времени Вашего прибытия может быть назначен переезд каких-нибудь необходимых Вам архивохранилищ, а 1 переезд, как известно, равен 2-м пожарам, поэтому точных сроков не знает никто )
Далее у заведующей читальным залом Вам необходимо написать заявление на допуск для работы в читальном зале, с указанием целей поиска и разыскиваемых лиц.
Далее спланировать посещение определённых фондов архива, т.к. документы расположены в разных зданиях на территории ЦАМО и к некоторым возможен допуск только по понедельникам и средам (в этом Вам помогут сотрудники архива).
Но именно от полноты озвученных Вами целей, возможно составить наиболее эффективную программу работы с интересующими Вас документами.
Ваше заявление будет передано на подпись начальнику архива и доступ к работе в читальном зале Вы сможете получить только на следующий день!!!
Возвращаюсь к рекомендациям по предварительному дозвону работникам архива, Ваше заявление вместе с другими документами уходит на подпись в районе 11-30 каждый день, в это время и до обеда (12-00) звонить тоже не стоит - бесполезно. (учитывайте время, необходимое сотрудникам архива для подготовки документов на подпись начальнику, если Вы дозвонились в 11-25, какую информацию Вы сможете получить...)
После просмотра документов Вы сможете в читальном зале написать заявление об изготовлении копий некоторых документов, но об этом надо сразу предупреждать сотрудников тех архивных фондов, где Вам давали оригиналы документов для ознакомления, чтобы они не унесли снова эти документы в архивохранилище, а отложили до поступления от Вас заявления на копирование.
Копии изготавливаются, как бумажные, так и в электронном виде. Стоимость копии на бумажном носителе не более 20 рублей за лист (я заказывал электронные копии), за электронные копии цена в 2,5-4 раза больше за копию одной страницы документа. В связи с изменением экономической ситуации необходимо узнавать стоимость копирования у работников архива непосредственно перед выездом или по приезду на место.
Если Вы планируете сэкономить, то учтите тот факт, что, как меня предупредили, сотрудники архива не несут ответственности за качество изготовленных для Вас бумажных копий документов. Качество же электронных копий проверяется на читаемость в обязательном порядке!
Можно долго рассуждать о качестве предоставляемых платных услуг, о законе О защите прав потребителей, но скажу Вам один факт, с которым мне пришлось столкнуться при работе с оригиналами документов: многие документы в оригинале заполнены простым карандашом!!! Подумайте, какое качество может быть при изготовлении с них бумажных копий? Возможно именно Ваши документы будут хорошо читаемы, но это уже на Ваш выбор, заказывайте документы в том виде в каком считаете нужным.
При выборе электронного варианта необходимо будет иметь при себе новый чистый диск для копирования для Вас информации, что касается других носителей информации, лучше консультироваться с работниками архива на месте, единственное, что эти носители должны быть новыми, в упаковке, лучше с чеком.

При посещении архива для прохода через КПП Вам обязательно нужно будет предъявлять
свой паспорт охране, поэтому он должен быть при Вас!
По поводу других документов, способных удостоверить Вашу личность, лучше проконсультироваться с работниками архива.

Да, чуть не забыл.
Фотографировать, сканировать, делать видеозаписи с документов, к которым Вам предоставили доступ в архиве запрещено правилами, с которыми Вам предложат ознакомиться при заполнении заявления но доступ в архив.
Пользоваться сотовыми телефонами и выходить в сеть интернет в архиве тоже запрещено.
Вам могут по Вашему заявлению за отдельную плату предоставить возможность использовать носимый компьютер в качестве печатной машинки для проведения рукописных копий и выписок из предоставленных документов.
Если Вы намерены самостоятельно делать рукописные копии, то запаситесь писчей бумагой и пишущими ручками.
Можно взять с собой готовый обед и чего-нибудь запить, Вам предоставят общий гардероб и ячейку камеры хранения, где можно разместить личную ручную кладь с ценными вещами и продуктами(разогреть будет негде). Брать с собой в читальный зал сумки, портфели и пакеты с продуктами запрещено.
Недалеко, за пределами территории ЦАМО, есть кафе, но это потеря времени и дополнительные затраты.
В здании читального зала есть туалетные комнаты (но необходимо запастись аксессуарами для туалетной комнаты).
Если вкратце, то это вся актуальная информация.
Если вспомню что-то ещё важное, допишу.
Не откажу в ответах на дополнительные вопросы (если буду иметь доступ к сайту).
Просьба ко всем, кто заметил ошибки или неточности в моих строках, пишите, буду исправлять.
Желаю всем удачи при посещении ЦАМО РФ.